10 LibreOffice Calc
Calc ist das Tabellenkalkulations- und Daten-Plotting-Modul von LibreOffice. Tabellenkalkulationen umfassen eine Reihe von Arbeitsblättern, die Zellen enthalten, die beispielsweise mit Text, Zahlen oder Formeln gefüllt werden können. Eine Formel kann Daten aus anderen Zellen verarbeiten und so einen Wert für die Zelle generieren, in der die Formel eingegeben wurde. Mit Calc können Sie zudem Bereiche definieren, Daten filtern und sortieren oder anhand der Daten Diagramme erstellen und sie so in grafischer Form darstellen. Mithilfe von Data Pilots können Sie größere Datenmengen kombinieren, analysieren oder vergleichen.
Wie dies bei der gesamten LibreOffice-Suite der Fall ist, kann Calc auf unterschiedlichen Plattformen verwendet werden. Das Programm bietet eine Reihe von Austauschformaten (so ist beispielsweise der Export in PDF-Dokumente möglich). Auch das Lesen und Speichern von Dateien im Microsoft Excel-Format ist möglich. Die Interoperabilität wird ständig verbessert.
In diesem Kapitel kann nur auf einige sehr grundlegende Funktionen von Calc eingegangen werden. Weitere Informationen und umfassende Anweisungen finden Sie in der Hilfe zu LibreOffice bzw. in den unter Abschnitt 8.10, „Weiterführende Informationen“aufgeführten Quellen.
Anmerkung: VBA-Makros
Mit Calc können zahlreiche VBA-Makros in Excel-Dokumenten verarbeitet werden. Die Unterstützung für VBA-Makros funktioniert jedoch noch nicht vollständig. Wenn Sie eine Excel-Datei öffnen, in der in großem Umfang Makros verwendet werden, stellen Sie unter Umständen fest, dass einige Makros nicht funktionieren.
10.1 Erstellen von neuen Dokumenten #
Neue Calc-Dokumente können auf zweierlei verschiedene Weise erstellt werden:
Vollständig neu. Klicken Sie zum Erstellen eines vollständig neuen Dokuments auf › › und ein neues Calc-Dokument wird erstellt.
Schablonen. Klicken Sie zur Verwendung einer Vorlage auf › › und öffnen Sie . Eine Liste mit Tabellenvorlagen wird angezeigt. Wählen Sie die Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und ein neues Dokument wird auf Basis der ausgewählten Vorlage erstellt.
Auf die einzelnen Tabellen können Sie durch Klicken auf die entsprechenden Karteireiter unten im Fenster zugreifen.
Geben Sie Ihre Daten nach Wunsch in den Zellen ein. Das Erscheinungsbild passen Sie entweder in der Symbolleiste oder im Menü an, oder Sie definieren den jeweiligen Stil wie unter Abschnitt 10.2, „Verwenden von Formatierungen und Vorlagen in Calc“ beschrieben. Nutzen Sie das Menü oder die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste zum Drucken oder Speichern Ihres Dokuments.
10.2 Verwenden von Formatierungen und Vorlagen in Calc #
Im Lieferumfang von Calc sind bereits einige Vorlagen für Zellen und Seiten enthalten, mit denen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Tabellen und Berichte optimieren können. Obwohl diese integrierten Vorlagen für viele Zwecke geeignet sind, möchten Sie wahrscheinlich Vorlagen für Ihre eigenen häufig verwendeten Formatierungseinstellungen verwenden.
Prozedur 10.1 Erstellen von Vorlagen #
Klicken Sie auf › .
Klicken Sie oben im Fenster auf das Symbol oder auf das Symbol .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster und anschließend auf .
Geben Sie einen Namen für die Vorlage an und legen Sie die gewünschten Formatierungsoptionen auf den verschiedenen Registerkarten fest.
Klicken Sie auf .
Prozedur 10.2 Ändern von Vorlagen #
Klicken Sie auf › .
Klicken Sie im Fenster auf das Symbol oder auf das Symbol .
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf .
Ändern Sie die Formatierungsoptionen nach Wunsch.
Klicken Sie auf „OK“.
Wählen Sie zum Anwenden einer Vorlage auf bestimmte Zellen die Zellen aus, die formatiert werden sollen. Doppelklicken Sie anschließend im Fenster auf die Vorlage, die angewendet werden soll.
10.3 Arbeiten mit Tabellen #
Tabellen sind eine gute Methode, um Kalkulationen zu strukturieren. Die Buchhaltung Ihres Unternehmens wird beispielsweise viel übersichtlicher, wenn Sie für jeden Monat eine eigene Tabelle erstellen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Tabelle in Ihre Tabellenkalkulation einzufügen:
Prozedur 10.3 Einfügen neuer Tabellen #
Wählen Sie im Hauptmenü › . Es wird ein Dialogfeld geöffnet.
Entscheiden Sie, ob die neue Tabelle vor oder nach der ausgewählten Tabelle eingefügt werden soll.
Wenn eine neue Tabelle erstellt werden soll, vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld aktiviert ist. Geben Sie die Anzahl der Tabellen und den Namen der Tabelle ein. Überspringen Sie den nächsten Schritt.
Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn eine Tabelle aus einer anderen Datei importiert werden soll. Andernfalls überspringen Sie diesen Schritt:
Wählen Sie , und klicken Sie auf .
Wählen Sie den Dateinamen aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit . Alle Tabellennamen werden nun in der Liste angezeigt.
Wählen Sie die Namen der Tabellen aus, die importiert werden sollen, indem Sie die Taste Umschalttaste gedrückt halten.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit , um die Tabellen, deren Namen Sie ausgewählt haben, zu importieren.
Klicken Sie zum Umbenennen einer Tabelle mit der rechten Maustaste auf den Karteireiter der Tabelle und wählen Sie aus.
Wählen Sie zum Löschen der aktuellen Tabelle die Optionen › › , und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit . Sie können mehrere Tabellen gleichzeitig löschen, indem Sie die Taste Umschalttaste gedrückt halten und die Tabellen auswählen, die im Karteireiter der Tabellen gelöscht werden sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie , wodurch dasselbe Dialogfeld angezeigt wird. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit .
10.4 Bedingte Formatierung #
Die bedingte Formatierung ist eine nützliche Funktion, um bestimmte Werte in der Tabellenkalkulation hervorzuheben. Wenn Sie beispielsweise eine Bedingung definieren und die Bedingung zutrifft, wird auf jede Zelle eine Stilvorlage angewendet, um diese Bedingung zu erfüllen.
Anmerkung: Automatische Kalkulation aktivieren
Wählen Sie › › , bevor Sie die bedingte Formatierung anwenden. Es sollte nun ein Häkchen vor angezeigt werden.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Prozedur 10.4 Verwenden der bedingten Formatierung #
Definieren Sie zunächst eine Stilvorlage. Diese Stilvorlage wird auf jede Zelle angewendet, wenn die Bedingung zutrifft. Verwenden Sie › , oder drücken Sie F11. Weitere Informationen finden Sie unter Prozedur 10.1, „Erstellen von Vorlagen“. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit .
Wählen Sie den Zellenbereich aus, auf den Ihre Bedingung angewendet werden soll.
Wählen Sie im Hauptmenü › › . Es wird daraufhin ein Dialogfeld geöffnet.
Klicken Sie auf und legen Sie die Bedingung fest. Sie können bis zu drei Bedingungen definieren. Die drei Bedingungen können unabhängig voneinander einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Eine Bedingung kann im „Zellenmodus“ oder im „Formelmodus“ verwendet werden:
- Zellenmodus
Die Bedingung wird geprüft, wenn sie auf einen bestimmten Zellenwert zutrifft. Neben dem ersten Pulldown-Menü können Sie Operatoren wie „gleich“, „kleiner als“, „größer als“ usw. auswählen.
- Formelmodus
Die Bedingung wird geprüft, wenn eine bestimmte Formel zutrifft.
Geben Sie abhängig vom Modus Folgendes ein:
Zellenmodus. Wählen Sie den Operator und den Wert der Zelle aus.
Formelmodus. Wählen Sie die Funktion aus, die geprüft werden soll.
Wählen Sie die Stilvorlage aus, die angewendet werden soll, wenn diese Bedingung zutrifft, oder klicken Sie auf , um eine neue zu definieren.
Wiederholen Sie die vorigen Schritte, wenn weitere Bedingungen zutreffen sollen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit .
Nun hat sich das Format Ihrer Zellen verändert.
10.5 Gruppieren von Zellen und deren Aufhebung #
Durch Gruppieren eines Zellenbereichs kann eine Tabellenkalkulation aufgeteilt werden. Dadurch wird Ihre Tabellenkalkulation übersichtlicher, weil Sie nur die Teile anzeigen können, an denen Sie zurzeit interessiert sind. Sie können auch Zeilen oder Spalten gruppieren und Gruppen in andere Gruppen einordnen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Bereich zu gruppieren:
Prozedur 10.5 Gruppieren eines ausgewählten Zellenbereichs #
Wählen Sie in Ihrer Tabellenkalkulation einen bestimmten Zellenbereich aus.
Wählen Sie › › . Ein neues Dialogfeld erscheint.
Entscheiden Sie, ob der ausgewählte Bereich als Zeile oder als Spalte gruppiert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit .
Nach dem Gruppieren der ausgewählten Zellen erscheint am oberen linken Rand eine Linie, die den gruppierten Zellenbereich angibt. Falten oder entfalten Sie den Zellenbereich mithilfe der Symbole und . Die Zahlen an den Rändern zeigen die Tiefe der Gruppen an und können ebenfalls angeklickt werden.
Klicken Sie zum Aufheben der Gruppierung eines Zellenbereichs in eine Zelle, die zu dieser Gruppe gehört, und wählen Sie › › . Die Linie am Rand verschwindet.
10.6 Einfrieren von Zeilen oder Spalten als Überschriften #
Bei Tabellenkalkulationen mit vielen Daten verschwindet beim Scrollen normalerweise die Überschrift. LibreOffice sperrt Zeilen, Spalten oder beides, damit diese immer angezeigt werden, auch wenn Sie in der Tabelle scrollen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einzelne Zeile oder Spalte einzufrieren:
Prozedur 10.6 Einfrieren einer einzelnen Zeile oder Spalte #
Klicken Sie zum Einfrieren einer Zeile links auf die Überschrift der Zeile.
Klicken Sie zum Einfrieren einer Spalte auf deren Überschrift. Die Überschrift der Spalte ist der Streifen unterhalb der Symbolleiste; sie ist als A, B, C usw. gekennzeichnet.
Wählen Sie › aus. Eine dunkle Linie erscheint, die angibt, an welcher Stelle die Zeile oder Spalte bleibt.
Sie können auch Zeilen und Spalten gleichzeitig einfrieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Prozedur 10.7 Einfrieren von Zeilen und Spalten #
Klicken Sie auf die Zelle rechts neben der Spalte und unterhalb der Zeile, die eingefroren werden sollen. Wenn die Überschrift beispielsweise von A1 bis B3 reicht, klicken Sie in die Zelle C4.
Wählen Sie › aus. Eine dunkle Linie erscheint, die angibt, an welcher Stelle die Zeile oder Spalte bleibt.
Wenn das Einfrieren rückgängig gemacht werden soll, wählen Sie › aus und die Häkchen verschwinden wieder.