<span style="font-size:28px;"><strong>Zeiterfassung mit Xentral</strong></span><br /><br />Die Zeiterfassung in Xentral kann auf verschiedene Arten und Weisen verwendet werden.<br />&nbsp;<h1>Stechuhr</h1>Mit der Stechuhr bucht man die Arbeitszeit um einen Tag herum. D.h. Kommen, Gehen und Pause Start und Pause Stop. Zudem kann man in der Stechuhr Urlaub und Krankheit pflegen. Die Stechuhr kann auch kombiniert mit den nachfolgenden Zeiterfassungen verwendet werden. Damit w&uuml;rde man die Zeiten tags&uuml;ber auf Kunden, Projekte, Produktionen etc. buchen k&ouml;nnen.<br /><br /><a href="index.php?module=stechuhrdevice&amp;action=create&amp;cmd=stechuhrdevice" target="_blank">Stechuhr verwenden</a><h1><br />Zeiterfassung mit SOLL-Vorgabe buchen</h1>Als reiner Dienstleister m&ouml;chte man aber oft nicht klassich wie ein produzierendes Gewerbe &uuml;ber eine Stechuhr Zeiten buchen. Daher kann man im dem Fall das klassiche Zeiterfassunsgformular von Xentral nutzen und dort Zeiten von Hand l&uuml;ckenlos auf Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Freizeitausgleich buchen.<br /><br />Um zu sehen wieviel Stunden noch gebucht werden m&uuml;ssen bzw. wieviel Urlaub bereits genommen worden ist gibt es eine App Zeiterfassung Sollstunden. F&uuml;r jeden Mitarbeiter k&ouml;nnen f&uuml;r jeden Monat Sollstunden bzw. &Uuml;berstundentoleranzen eingestellt werden.<br /><br /><a href="https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-zeiterfassung-stundenuebersicht">Zeiterfassung Stunden&uuml;bersicht</a><h1><br />Zeiten ohne SOLL-Vorgabe buchen (Standard)</h1>Hat man in der Firma auch keine SOLL Vorgaben kann man einfach &uuml;ber die Zeiterfassung die Zeiten buchen. &Uuml;ber Verwaltung Zeitkonten kann man die gebuchten Stunden sehen und bearbeiten.<h1><br />Zeiterfassung verwenden</h1>In folgendem Video erfahren Sie, wie man in Xentral auf einen Kunden gebuchte Zeiten gemeinsam mit den verbrauchten Materialien/Artikeln &uuml;ber eine Sammelrechnung abrechnet. (Hier zu wird die App &quot;Sammelrechnung&quot; ben&ouml;tigt)<br /><br />&nbsp;<h1><br />Einstellungen Zeiterfassung</h1>Sie k&ouml;nnen zum einen systemweite Einstellungen f&uuml;r die Zeiterfassung vornehmen und zum anderen &uuml;ber eine Vorlagen App f&uuml;r mehr &Uuml;bersicht sorgen.<h2><br />Systemeinstellungen</h2>Sie haben nun die M&ouml;glichkeit, einige Einstellungen individuell zu variieren. Navigieren Sie hierzu unter Administration &rarr; Einstellungen &rarr; Grundeinstellungen &rarr; System zu dem Bereich &quot;Zeiterfassung&quot;.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=1" /><ul><li>Setzen Sie den ersten Haken, wenn es Mitarbeitern gestattet sein soll, auch f&uuml;r Ihre Kollegen Zeiten zu buchen</li><li>Legen Sie hier fest, ob das Feld &quot;Interner Kommentar&quot; in der Oberfl&auml;che f&uuml;r die Zeiterfassung &uuml;berhaupt erscheinen soll</li><li>Entscheiden Sie, ob auch ein Ort angegeben werden kann oder nichtFalls Sie die erfassten Zeiten auch an Ihre Kunden abrechnen, ist der letzte Haken zwingend zu setzen, damit Sie stets die erweiterte Oberfl&auml;che f&uuml;r die Zeiterfassung erhalten</li><li>Es gibt noch die M&ouml;glichkeit &auml;ltere Buchungen zu verbieten. Dazu w&auml;hlen Sie die Option Zeiterfassung schlie&szlig;en und geben in das neue Feld die Anzahl der Tage ein, wie alt eine Buchung maximal sein kann</li><li>Ebenfalls ist es m&ouml;glich Xentral pr&uuml;fen zu lassen, ob die Mitarbeiter am letzten Werktag Zeiten gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, gelangt der Mitarbeiter automatisch auf das Formular zum Zeiten buchen mit entsprechender Meldung.</li></ul><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=2" /><br />Im Beispiel oben bedeutet das: Der Mitarbeiter kann h&ouml;chstens 3 Tage alte Zeitbuchungen nachtragen.Hinweis: Um einen Benutzer von dieser Regel auszunehmen, k&ouml;nnen Sie diesem im Rechteblock &quot;Zeiterfassung&quot; das Recht &quot;bearbeitenerlauben&quot; geben.<h1><br />App &quot;Zeiterfassung Vorlagen</h1>&quot;Wenn Sie verschiedene T&auml;tigkeiten in Ihrem Hause &uuml;ber festgelegte Bezeichnungen abbilden m&ouml;chten, k&ouml;nnen Sie diese nun auch in die Zeiterfassung integrieren:Navigieren Sie unter Administration &rarr; AppStore auf &quot;Zeiterfassung Vorlage&quot;, um die App aufzurufen und eine neue Vorlage zu erzeugen. Klicken Sie nun auf <img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=3" width="20" /> und tragen in das Feld &quot;Beschreibung&quot; Ihre gew&uuml;nschte Bezeichnung ein.<br /><br />Wenn Ihre Mitarbeiter k&uuml;nftig nun Zeiten buchen, werden durch einen Klick auf das Lupensymbol neben dem Beschreibungsfeld alle vorhandenen Vorlagen eingeblendet und k&ouml;nnen daraufhin komfortabel ausgew&auml;hlt werden.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=4" /><br />&nbsp;<h2>Abrechnung von Zeiten mit Datum ohne Zeitangabe</h2>Sie k&ouml;nnen bei der Abrechnung von Zeiten auch die Option &quot;markierte Zeiten mit Datum in Rechnung oder Auftrag &uuml;berf&uuml;hren&quot; ausw&auml;hlen, wodurch dann zwar das Datum auf Ihr Dokument abgedruckt wird, nicht jedoch die Zeiten.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=5" /><br />&nbsp;<h1>Erfassung von Zeiten</h1>Mitarbeiter k&ouml;nnen in Xentral ihre Arbeits- und Pausezeiten unter &#39;Mein Bereich-&gt;Zeiterfassung&#39; registrieren.<h2>Zeiterfassung-Formular</h2><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=6" /><br /><br />Es kann zwischen folgenden Erfassungstypen gew&auml;hlt werden, wobei durch eine Buchung stets die Ist-Arbeitszeit erh&ouml;ht wird:<ul><li>Arbeit&nbsp;</li><li>Pause</li><li>Urlaub</li><li>Krankheit</li><li>Freizeitausgleich</li><li>Feiertag</li></ul><br /><br />Die Angabe des Datums und der Zeitspanne sind, ebenso wie eine Kurzbeschreibung, Pflicht.Optional kann eine ausf&uuml;hrliche Beschreibung der T&auml;tigkeit und der Ausf&uuml;hrungsort erg&auml;nzt werden. F&uuml;r die Bestimmung des Ortes k&ouml;nnen auch die GPS Daten ihres Endger&auml;ts herangezogen werden, sofern diese Funktion unterst&uuml;tzt wird und freigegeben ist. Das Buchen von negativen Zeiten ist nicht m&ouml;glich.<br /><br />Im Abschnitt &#39;Erweiterte Erfassung&#39; k&ouml;nnen Sie Zeiten mit Projekten, Teilprojekten, und Kunden verkn&uuml;pfen. Soll eine erfasste Arbeitszeit sp&auml;ter beim Kunden abgerechnet werden, setzen sie den Haken bei &#39;Abrechnen&#39;. Zus&auml;tzlich kann eine Abrechnungsart und eine Kostenstelle angegeben werden.<h2><br />Zeiterfassung-Kalender</h2>Es gibt eine neue Kalender-Ansicht um Zeiten zu erfassen. Dar&uuml;ber hinaus wird hier auch das Buchen von negativen Zeiten unterbunden.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=7" /><br /><br />Termine durch Drag &amp; Drop erstellenTermine um Stunden &amp; Tage per Drag &amp; Drop verschieben<br /><br />Mit dem Button rechts, k&ouml;nnen Sie einstellen ob die Kalenderansicht oder die Formularansicht die Standard-Oberfl&auml;che f&uuml;r das Zeitenbuchen ist<br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=8" /><h1>Eigene Zeiterfassung &Uuml;bersicht</h1><br />Unter dem Reiter &#39;Eigene Zeiterfassung &Uuml;bersicht&#39; finden Sie eine Auflistung Ihrer gebuchten Zeiten.<br /><br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=9" /> Die eigene Zeiterfassungs&uuml;bersicht erweitert um einen Datumsfilter und zus&auml;tzlichen Spalten (Von und Bis):<br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=10" /><br /><br />&Uuml;ber das Tab &quot;Zeiterfassung Buchen&quot; haben Sie die M&ouml;glichkeit das Datum auf vergangene Tage/Wochen zu stellen.Mit dem zur&uuml;ck/vorw&auml;rts Buttons springt man tageweise nach vorne/hinten. Mit dem Datumsfeld kann man gleich ein genaues Datum ausw&auml;hlen.<br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=11" /><br /><br />Dadurch ist es komfortabler m&ouml;glich vergangene Zeiten nachzutragen.<h1><br />Buchen von Zeiten auf Auftragspositionen</h1>Das Buchen von Zeit auf Auftragspositionen ist f&uuml;r Artikel m&ouml;glich, die als &quot;Dienstleistung&quot; markiert sind. Andere Artikel werden in der Zeiterfassung nicht vorgeschlagen.In der Zeiterfassung wird das Feld &quot;Auftragsposition&quot; verwendet.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=12" /><h2>Besonderheit abgeschlossene Projekte</h2>Es kann nicht auf bereits abgeschlossene Projekte gebucht werden. Bei einem Versuch erh&auml;lt man folgende Fehlermeldung:<br /><img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=13" /><h1><br />&Uuml;bersicht &uuml;ber erfasste Zeiten</h1><br /><br />In der Ansicht &#39;Verwaltung-&gt;Zeitkonten&#39; gibt es zwei unterschiedliche &Uuml;bersichten &uuml;ber erfasste Zeiten. Unter dem Reiter &#39;Zeitkonto Mitarbeiter&#39; werden alle durch Mitarbeiter erfasste Zeiten aufgelistet.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=14" />Unter dem Reiter &#39;Zeitkonto Kunden&#39; erhalten Sie eine Liste aller Kunden, auf die Zeiten zum Abrechnen gebucht wurden.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=15" /><h1>Abrechnung von erfassten Zeiten bei Kunden</h1><br />&Uuml;ber die Ansicht &#39;Verwaltung-&gt;Zeitkonten&#39; k&ouml;nnen Sie im Reiter &#39;Zeitkonto Kunden&#39; die Abrechnung gebuchter Zeiten ansto&szlig;en.<br /><br />Klicken Sie dazu auf das Editier-Symbol (Stift) eines Kunden in der Liste, um die Detailansicht mit einer Auflistung der auf diesen Kunden gebuchten Zeiten zu &ouml;ffnen. In dieser Ansicht k&ouml;nnen Sie die Rechnungsstellung &uuml;ber die entsprechenden Schaltfl&auml;chen am Ende der Seite ansto&szlig;en.Zeitbuchungen, k&ouml;nnen in dieser &Uuml;bersicht als abgerechnet oder nicht abgerechnet markiert werden.<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=16" />Im n&auml;chsten Schritt weisst man den Zeiten noch einen Artikel zu - das kann z.B. ein Stundensatz sein, der auf dem Beleg f&uuml;r die Zeiten erscheinen soll.Hinweis: Ab Version 19.1 kann man f&uuml;r jede einzelne Zeit, die man abrechnen will, einen eigenen Stundensatz definieren:<img src="index.php?module=wiki&amp;action=getfile&amp;workspacefolder=XentralHandbuch&amp;article=zeiterfassung&amp;fileid=17" />Man kann weiterhin einen allgemeinen Artikel unten angeben, der auch verwendet wird solange das Feld pro Zeit nicht gef&uuml;llt wird. Es ist auch eine Kombination m&ouml;glich, dass man unten einen Stundensatz angibt und z.B. aus 10 Zeiten nur 2 individuell belegt - beim Rest wird der allgemeine Artikel gezogen.<br />&nbsp;<h1>Zeiterfassung vs. Stechuhr: Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen Zeiterfassungen</h1><br />In Xentral gibt es folgende Zeiterfassungen:<br /><br /><br />1. Standard Zeiterfassung<br />2. Mitarbeiterzeiterfassung / Stechuhr (Arbeitsschritt)<br />3. App: Zeitkosten/Planstunden (Sollstunden und Urlaub; zu verwenden mit der Standard Zeiterfassung &rarr; Keine Kombination zur Stechuhr/Mitarbeiterzeiterfassung!)<br />&nbsp;<h2>1. Standard Zeiterfassung:</h2><br /><br />Verwendung des Zeiterfassungsformulares &uuml;ber Mein Bereich &rarr; Zeiterfassung.Hier werden alle Zeiten des Mitarbeiters eingetragen, einschlie&szlig;lich Pausen/Urlaub, also z.B. von 08:00 - 10:00 Arbeit / 10:00 - 10:30 Pause usw.<br /><br />Das Buchen auf Kunden, Auftr&auml;ge, Projekte etc. erm&ouml;glicht eine Abrechnung der Zeiten f&uuml;r einen Kunden oder ein Projekt. Hier kann aus den Zeiten ein Auftrag/Rechnung &uuml;ber den Stundensatz erstellt werden.Generell: In der Standard Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter selbstst&auml;ndig seine Stunden eintragen. Geeignet f&uuml;r Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten, oder wenn die Zeiten bei Kunden abgerechnet werden.<h2><br />2. Mitarbeiterzeiterfassung/ Stechuhr (Arbeitsschritt)</h2><br /><br />Folgende Buchungen k&ouml;nnen vorgenommen werden: Kommen / Gehen / Pause Start / Pause Stop / Urlaub / Krankheit<br /><br />Die Mitarbeiterzeiterfassung mit Stechuhr erm&ouml;glicht eine Buchung auch mit Zeitvorgaben. Geeignet als Zeiterfassung f&uuml;r die Lohnabrechnung sowie ein Verbuchden von Arbeitsschritten in der Produktion.<br /><br /><u>Generell:</u> Die Stechuhr mit Mitarbeiterzeiterfassung kann mit oder ohne Stechkarte genutzt werden. Sie bietet eine detaillierte Stundenerfassung mit &Uuml;bersicht pro Mitarbeiter.Praxistipp: Die Stechuhr kann mit den Stempelkarten (QR-Code-Karte + QR-Scanner + Tablet) verwendet werden, oder auch &uuml;ber die Software-Oberfl&auml;che (vom PC/Laptop aus, mit dem normalen Login).<h2><br />3. App: Zeitkosten/Planstunden:</h2>M&ouml;chte man auch in der Zeiterfassung mit dem Formular seine Soll Stunden pro Monat sehen, kann man das mit dem extra Modul &quot;Zeiterfassung Stunden&uuml;bersicht&quot;, z.B. in Kombination mit dem Projektdashboard.Generell: Das Modul ​​Zeitkosten/Planstunden, in Verbindung z.B. mit dem Projektdashboard zeigt einen andere Ansicht f&uuml;r den Mitarbeiter. Die Gesamt&uuml;bersicht anders dargestellt als bei der Mitarbeiterzeiterfassung.<br /><br />Folgendes Szenario kann auch sinnvoll sein, z.B. die Stechuhr nur f&uuml;r die Stundenabrechnung/Steuerberater. Die regul&auml;re Zeiterfassung wird zus&auml;tzlich verwendet, um bei Kunden abzurechnen und die Stunden in Dokumente zu &uuml;berf&uuml;hren.<br />&nbsp;<pre>	
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